PT Sun Artha Putra Mandiri
Standart Operating Procedure – Visit
> TUJUAN
Prosedur ini digunakan sebagai pedoman dalam membantu karyawan dalam aktivitas visit ke tempat Client.
> RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan saat proses pelaksanaan visit ke Client yang dilakukan oleh karyawan PT. Sun Artha
Putra Mandiri.
> DEFINISI
Visit merupakan bentuk kata kerja (verb) dalam bahasa inggris yang berarti mengunjungi atau berkunjung.
Kata ini digunakan untuk menyatakan tindakan seseorang pergi ke suatu tempat atau melakukan kunjungan.
Tujuan dari kegiatan kunjungan ke tempat Client ialah untuk mendiskusikan kebutuhan dari Client maupun
penawaran untuk Client.
> URAIAN KEGIATAN
1. Karyawan yang mendapatkan tugas untuk visit secara online/daring atau offline/onsite di/dengan
client, diwajibkan untuk membuat schedule dengan maksimal seminggu sebelum perencanaan visit. Dengan
ketentuan sebagai berikut:
1.1. Setting “Automatics replies on"
1.2. Centang “Send replies only during a time period”, atur “Start time” untuk waktu mulai agenda
visit dan “End time” untuk waktu akhir agenda visit.
1.3. Centang “Block my calendar for this period” dan menuliskan judul dengan template “[Nama
Project] Visit”.
1.4. Isi kolom “Send automatic replies inside your organization” dengan tulisan:
“Hello, I am currently out of office for visit to client. If your email is urgent, please
contact Ms/Mr (nama yang didelegasikan) on (email yang didelegasikan) who will be able to
assist you. I will respond promptly when I return.
Kind regards,
(nama karyawan yang visit)".
1.5. Save pengaturan tersebut
2. Jika karyawan yang mendapatkan tugas untuk visit tidak membuat schedule atau kententuan seperti
point ke-1, maka karyawan wajib bertanggung jawab penuh jika terdapat masalah yang dialami task
dengan yang bersangkutan. Jika dalam 1x24 jam tidak ada respon, maka dibutuhkan eskalasi.
3. Jika diperlukan handover task selama durasi visit maka dijadwalkan H-2 sebelum rencana visit, dengan
ketentuan sebagai berikut:
3.1. Pekerjaan didelegasikan kepada rekan satu role atau user dari karyawan yang bersangkutan.
3.2. Membuat BAST dan brief online kepada karyawan yang didelegasikan serta disaksikan oleh Tech
Coordinator dan Tech Lead.
4. Untuk mencegah/meminimalisir hal dependencies, karyawan wajib untuk mempersiapkan hal-hal sebagai
berikut:
4.1. Visit dilakukan dengan didampingi oleh rekan satu role.
4.2. Setiap aktivitas diskusi dengan client selama visit wajib untuk didokumentasikan dan
direkam.