PT Sun Artha Putra Mandiri
Standart Operating Procedure – Upgrade
Nomor SOP: SAPM/SOP-SUPP/0002
> TUJUAN
Prosedur ini digunakan sebagai pedoman dalam membantu karyawan melakukan pekerjaan Upgrade atas
Acumatica yang digunakan oleh Customer.
> RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan untuk proses pelaksanaan Upgrade dalam lingkungan PT Sun Artha Putra Mandiri.
> DEFINISI
Upgrade adalah proses untuk menaikkan versi dari Acumatica yang digunakan oleh customer karena ada
kebutuhan tertentu ataupun karena support dari principal atas versi yang digunakan sudah tidak ada.
> INSTRUKSI KERJA
SAPM/IK/SUPP/0005
Penanggung Jawab
Penanggung Jawab Upgrade adalah Customer Success, Commercial, dan Tim Upgrade.
Uraian Kegiatan
1. Proposal Upgrade
1.1. Customer Success melakukan pembuatan draft order form. Hal yang harus tertuang dalam form
tersebut adalah:
1.1.1. Tujuan dilakukannya upgrade.
1.1.2. Kelebihan dari upgrade & Resiko yang akan terjadi apabila tidak upgrade.
1.1.3. Waktu upgrade.
1.1.4. Daftar aktifitas yang dilakukan.
1.2. Diskusi Internal antara Commercial dan karyawan yang ditunjuk sebagai tim upgrade.
1.3. Pengiriman proposal final kepada Customer.
2. Kontrak Upgrade
2.1. Apabila Customer menyetujui form tersebut, maka akan dibuatkan Kontrak Upgrade antara
Customer dengan tim Commercial.
2.2. Apabila terdapat bagian dari order form yang tidak disetujui oleh Customer, maka akan
dilakukan pembahasan lebih lanjut mengenai poin tersebut antara tim Customer Success,
Commercial, dan tim Upgrade untuk menentukan solusi atas poin terkait sampai dengan
Customer menyetujui solusi tersebut.
2.3. Hal yang harus tertuang dalam kontrak adalah sebagai berikut:
2.3.1. Timeline Upgrade.
2.3.2. Ruang Lingkup Pekerjaan Upgrade.
2.3.3. Daftar Aktifitas yang telah disetujui bersama.
2.3.4. Biaya yang kemungkinan timbul atas aktivitas upgrade tersebut.
2.3.5. Aktifitas tambahan yang muncul berdasarkan permintaan Customer.
3. Pelaksanaan Upgrade
3.1. Proses upgrade dapat dilakukan apabila customer telah menandatangani kontrak yang telah
dibuat berdasarkan kesepakatan bersama. Ruang lingkup pekerjaan mengacu pada kontrak yang
sudah disepakati.
3.2. Tahap pertama akan dilakukan proses perencanaan mengenai versi & build yang akan digunakan
kedepan. Kebijakan untuk menentukan version site yang akan dilakukan upgrade adalah 1
versi setelah versi sebelumnya dengan build yang harus ditentukan dengan menyesuaikan
build terbaik untuk edisi Acumatica dari Customer. Hal ini bisa dilakukan dengan pencarian
product build pada Acumatica Community. Pada tahap ini juga akan ditentukan lokasi sandbox
untuk melakukan ujicoba versi terbaru.
3.3. Tahap berikutnya, adalah pembuatan sandbox untuk ujicoba versi tujuan, terdapat
klasifikasi untuk proses berikut, yaitu:
3.3.1. Apabila license yang digunakan customer bersifat SaaS, maka akan dilakukan
proses permintaan Sandbox kepada principal Acumatica. Proses permintaan sandbox
akan ijelaskan secara lebih rinci pada point 3.4.
3.3.2. Apabila license yang digunakan customer bersifat PCS, maka akan dibuatkan
sandbox sesuai kesepakatan yang tertera di kontrak. Proses pembuatan sandbox
akan dijelaskan lebih rinci pada point 3.5.
3.4. Berikut adalah tata cara permintaan sandbox kepada Acumatica Support:
3.4.1. Customer Success membuat case support ke support Acumatica dengan kelengkapan
berikut:
3.4.1.1. URL dan Credential Site.
3.4.1.2. Jadwal dan durasi sandbox.
3.4.1.3. Informasi Versi dan Build.
3.4.2. Setelah case dibuat, Acumatica akan melakukan konfirmasi terkait permintaan
Sandbox tersebut melalui email. Email ini harus diteruskan kepada tim upgrade
dan Customer oleh Customer Success.
3.4.3. Acumatica akan memberikan informasi bahwa site sandbox telah dibuat kepada
Customer Success. Pada email ini diinfokan tanggal dimulainya sandbox dan juga
durasi serta tanggal berakhir dari sandbox tersebut. Email ini harus diteruskan
kepada tim upgrade dan Customer oleh Customer Success.
3.5. Berikut adalah tata cara pembuatan sandbox oleh tim upgrade:
3.5.1. Technical yang tergabung dalam tim upgrade akan membuatkan Acumatica di site
yang telah disepakati bersama.
3.5.2. Setelah site dibuat, technical akan melakukan proses backup dari database
Acumatica milik customer sesuai dengan waktu yang telah disepakati didalam
kontrak. Apabila waktu yang telah disepakati berada diluar jam kerja perusahaan,
maka karyawan berhak mengajukan overtime melalui talenta sesuai dengan waktu
yang digunakan untuk membuat backup tersebut sebagaimana diatur dalam SOP
Overtime.
3.5.3. Setelah backup dibuat, maka akan dilakukan proses restore backup ke database
yang telah disiapkan, apabila proses tersebut berada diluar jam kerja perusahaan
yang berlaku, maka karyawan tersebut berhak mengajukan overtime melalui talenta
sesuai dengan waktu yang digunakan untuk membuat backup tersebut sebagaimana
diatur dalam SOP Overtime.
3.6. Checklist Upgrade
3.6.1. Pembuatan checklist Upgrade dilakukan oleh Customer Success pada platform
Smartsheet. Checklist ini adalah sebuah rujukan aktivitas yang akan dilakukan
pada saat tahap pemeriksaan site guna menunjang perfoma pemeriksaan dan
memudahkan berbagi informasi progres pemeriksaan kepada pihak internal dan
eksternal.
3.6.2. Pembuatan checklist upgrade harus memuat beberapa informasi berikut
3.6.2.1. Nama Aktifitas.
3.6.2.2. Estimasi Mulai dan selesai pengerjaan / pemeriksaan.
3.6.2.3. Realisasi Mulai dan selesai pengerjaan / pemeriksaan.
3.6.2.4. Keterangan Berhasil / Tidak.
3.6.2.5. Catatan apabila tidak berhasil atau berhasil dengan tambahan.
3.6.2.6. PIC yang melakukan pekerjaan pada detail terkait.
3.6.2.7. Status pengerjaan.
3.7. Pemeriksaan Checklist Upgrade
3.7.1. Pemeriksaan site oleh Tim Upgrade dan Customer Success dilakukan sesuai Work
Order atau Scope yang telah ditentukan dan disetujui oleh Pihak Customer dengan
tim Commercial.
3.7.2. Publish Customization. Tahap ini dilakukan oleh Tim Technical untuk membantu
publish dari kustomisasi milik Customer. Ada pun package dari kustomisasi dapat
berasal dari Customer maupun repository code Tim Technical.
3.7.3. Percobaan Kendala, Menu, Report dan Kustomisasi. Sebelumnya kendala, menu,
report, dan kustomisasi sudah harus dibuatkan daftar untuk mempermudah
pengecekan. Tahap ini dilakukan untuk memvalidasi kendala yang terjadi sekaligus
perbaikan kendala. Hal lain yang perlu dicoba adalah setiap menu dari yang
digunakan Customer, report, dan kustomisasi.
3.7.4. Publikasi Dokumen Hasil Percobaan. Setelah melakukan percobaan, Customer Success
harus membuat Dokumen Hasil Percobaan yang telah dilakukan, pembuatan dokumen
ini dapat mengacu ke Smartsheet dan selanjutnya Dokumen Hasil Percobaan
dipublikasi ke Customer.
3.7.5. Penyelesaian Kendala/Eror pada Kustomisasi. Apabila terdapat error maupun bug
tim Upgrade akan dibantu oleh tim Technical dalam penyelesaiannya. Hasil
percobaan tahap ini perlu didokumentasikan di Smartsheet.
3.7.6. Pengujian Hasil Perbaikan Kendala/Eror pada Kustomisasi. Pada tahap ini
dilakukan pengujian hasil perbaikan kendala/kerusakan pada kustomisasi oleh tim
Upgrade dan Customer Success sebelum dicoba oleh Customer. Hal ini perlu
dilakukan agar pada saat upgrade dilakukan, kustomisasi dapat berjalan sesuai
dengan fungsinya.
3.8. Customer Testing
3.8.1. Setelah Customer menerima dokumentasi, Customer dapat melakukan percobaan secara
internal atas Kendala, Menu, Report dan Kustomisasi yang telah dicoba dan
diperbaiki oleh Tim Upgrade guna mendapat validasi dari pihak Customer.
3.8.2. Tahap ini Customer dapat menyampaikan feedback hasil validasi atas Kendala,
Menu, Repot dan Kustomisasi yang telah dicoba. Hal ini dilakukan agar pada saat
proses upgrade site live sudah dilakukan, Customer dapat menggunakan Acumatica
pasca upgrade tanpa menemui kendala apapun.
3.8.3. Konfirmasi Kendala/Eror dan Persiapan Upgrade Site Live. Pada tahap ini seluruh
pihak terkait akan melakukan konfirmasi ulang jika masih terdapat
kendala/kerusakan sebelum upgrade site live dilakukan.
3.9. Upgrade Site Live
3.9.1. Setelah melakukan pemeriksaan, percobaan, penyelesaian, dan pengujian maka perlu
ditentukan kembali jadwal untuk upgrade site live untuk berjaga jika terdapat
perubahan rencana jadwal upgrade dikarenakan aktivitas pada checklist upgrade.
Penentuan jadwal ini melibatkan kesepakatan Customer dan Customer Success.
3.9.2. Aktivitas upgrade site live dilakukan oleh Acumatica apabila menggunakan SaaS,
dengan prosedur berikut:
3.9.2.1. Melakukan submit case dengan subject upgrade request.
3.9.2.2. Menginformasikan URL dan credential site live.
3.9.2.3. Menginformasikan kapan akan dilakukannya upgrade.
3.9.2.4. Setelah Acumatica melakukan konfirmasi upgrade, Customer Success
harus meneruskan email tersebut kepada Tim upgrade dan Customer.
3.9.2.5. Apabila proses upgrade dilakukan diluar jam operasional Acumatica,
biaya yang timbul sepenuhnya menjadi tanggungan Customer.
3.9.2.6. Acumatica akan mengirimkan notifikasi apabila upgrade berhasil
dilakukan. Apabila tidak berhasil, Acumatica akan melakukan
konfirmasi upgrade gagal dan akan dikembalikan ke versi sebelumnya.
Apabila proses upgrade gagal, Customer Success akan mendiskusikan
jadwal baru kepada customer.
3.9.2.7. Proses publish, unpublish serta perbaikan apapun yang terjadi saat
proses upgrade akan dilakukan oleh orang yang ditunjuk dalam tim
upgrade. Apabila pada proses ini berada diluar jam kerja perusahaan,
maka karyawan berhak mengajukan overtime melalui talenta sesuai
dengan waktu yang digunakan untuk membuat backup tersebut
sebagaimana diatur dalam SOP Overtime.
3.9.3. Aktivitas upgrade site live dilakukan oleh tim upgrade apabila menggunakan PCS,
dengan prosedur berikut:
3.9.3.1. Customer Success akan melakukan konfirmasi tanggal dan waktu
pelaksanaan upgrade site live kepada Customer.
3.9.3.2. Tim upgrade yang telah ditunjuk melakukan unpublish atas custom yang
ada pada site live.
3.9.3.3. Tim upgrade yang telah ditunjuk akan mengaktifkan maintenance mode
pada site live.
3.9.3.4. Customer Success akan menginformasikan durasi upgrade kepada
Customer.
3.9.3.5. Customer Success akan menginformasikan apabila proses upgrade site
live telah selesai.
3.9.3.6. Proses diatas akan dilakukan oleh orang yang ditunjuk dalam tim
upgrade. Apabila pada proses ini berada diluar jam kerja perusahaan,
maka karyawan berhak mengajukan overtime melalui talenta sesuai
dengan waktu yang digunakan untuk membuat backup tersebut
sebagaimana diatur dalam SOP Overtime.
4. Penyelesaian Upgrade
4.1. BAST Upgrade
Tahap ini dilakukan jika aktivitas upgrade telah dituntaskan oleh semua pihak.
Customer Success akan membuat dokumen BAST Upgrade atas aktivitas upgrade.
Diagram Alir
1. Jenis License SaaS
2. Jenis License PCS
> KETERKAITAN
Instruksi Kerja
Instruksi Kerja yang terkait dengan dokumen SOP ini adalah sebagai berikut:
1. Instruksi Kerja Nomor SAPM/IK-SUPP/0005 - Upgrade
Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam SOP ini adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Nomor SAPM/DOK-COMM/0001 - Order Form
2. Dokumen Nomor SAPM/DOK-COMM/0002 - Kontrak
3. Dokumen Nomor SAPM/DOK-UMUM/0001 - Berita Acara Penyelesaian
> DIAGRAM ALIR
