PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Absensi
Nomor SOP:
> TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada karyawan dan HR dalam melakukan absensi dalam
terapan sistem kerja dari rumah (work from home) dan kerja dari kantor (work from office).
> RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan sebagai arahan yang perlu diikuti oleh karyawan saat absensi dan pengajuan untuk kerja
dari rumah (work from home).
> DEFINISI
Absensi merupakan kegiatan/catatan hadir setiap karyawan di dalam perusahaan. Tujuan dari absen sendiri
adalah untuk memantau dan mengatur kehadiran peserta agar dapat memastikan bahwa semua orang yang
seharusnya hadir benar-benar hadir. Dengan adanya absen, kita dapat memonitor dan melacak kehadiran setiap
individu secara sistematis.
> TANGGUNG JAWAB
HRGA MANAGER
Dokumen ini merupakan tanggung jawab HR sebagai penanggung jawab secara umum untuk mentertibkan
absensi.
> URAIAN
1. DOWNLOAD APLIKASI TALENTA DAN AKTIVASI AKUN
1.1. Karyawan diwajibkan download aplikasi Talenta By Mekari pada mobile handphone yang
didapatkan melalui aplikasi Play Store pada Android atau App Store pada Ios.
1.2. Karyawan akan mendapatkan email aktivasi akun Talenta melalui email kantor karyawan.
Karyawan akan diarahkan pada website Talenta dan diminta membuat password untuk akun
Talenta.
1.3. Jika sudah sign in melalui website Talenta, melakukan sign in di mobile handphone dengan
username dan password yang telah di-set saat aktivasi akun.
2. MELAKUKAN ABSENSI DI APLIKASI TALENTA
2.1. Terdapat 2 cara dalam melakukan absen pada aplikasi Talenta, bisa melakukan pada halaman
utama aplikasi dan juga pada menu "Absen" / "Live Attendance".
2.2. Pada halaman utama, pilih "Clock in" untuk absen masuk dan "Clock out" untuk absen keluar.
2.3. Cara lainnya, dapat memilih "Live Attendance", pilih "Clock in" untuk absen masuk dan
"Clock out" untuk absen keluar.
2.4. Dipastikan dalam penggunaan aplikasi Talenta, mobile handphone tersambung dengan internet
dan GPS diaktifkan.
3. MELAKUKAN REQUEST ABSENCE
3.1. Request Absence dilakukan jika karyawan mengalami kekosongan absensi pada hari-hari
sebelumnya atau adanya koreksi waktu terkait absen masuk / absen keluar pada hari-hari
sebelumnya.
3.2. Pada halaman utama, dapat memilih menu "Attedance Log" lalu pilih "Attedance".
3.3. Pilih "Request Attendance", lalu pilih tanggal yang ingin diajukan absensi.
3.4. Setelah submit tanggal, akan muncul kolom "Clock in" dan "Clock out" yang kosong. Isi
salah satu kolom atau kedua kolom tersebut yang akan diajukan absensi.
3.5. Dalam kolom "Work note" dapat mengisi catatan pengajuan absensi. Untuk bagian "Upload
file" dapat melampirkan file pendukung dalam pengajuan absensi, jika tidak ada maka dapat
dilewati.
3.6. Setelah kolom telah terisi semua, maka dapat dilanjutkan dengan "Submit request" dan jika
berhasil akan kembali ke halaman sebelumnya dengan adanya list pengajuan absensi. Dalam
list tersebut terdapat status pengajuan dan flow approval pengajuan.
3.7. Periode absensi terhitung mulai dari tanggal 21 sampai 20 di bulan berikutnya dengan batas
pengajuan absensi pada tanggal 21 di bulan berikutnya (setelah tanggal 20) sampai pukul
12.00 WIB, jika terlewat maka pengajuan akan ditolak dan hari pengajuan tersebut akan
dianggap unpaid leave.
4. SISTEM KERJA
4.1. Sistem kerja yang diterapkan PT Sun Artha Putra Mandiri terbagi menjadi 3, yakni sistem
kerja sepenuhnya dari rumah (full work from home), sistem kerja hybrid, dan sistem kerja
sepenuhnya dari kantor (full work from office).
4.2. Sistem kerja sepenuhnya dari rumah (full work from home) diperuntukkan bagi karyawan yang
berdomisili diluar dari JABODETABEK atau diluar dari base Jakarta.
4.3. Sistem kerja hybrid diperuntukkan bagi karyawan yang berdomisili dalam JABODETABEK atau
termasuk dalam base Jakarta.
4.4. Sistem kerja sepenuhnya dari kantor (full work from office) diperuntukkan bagi karyawan
yang bergabung setelah sistem kerja sepenuhnya dari kantor (full work from office)
diterapkan (April 2023).
4.5. Karyawan yang mendapatkan sistem kerja sepenuhnya dari kantor (full work from office)
dapat bekerja dengan sistem kerja hybrid jika karyawan sedang tidak dalam kondisi fit
ataupun ada keperluan penting yang mendapatkan perizinan dari user atau head dept
karyawan. Setelah mendapatkan perizinan dari user atau head dept, karyawan dapat mengirim
email pemberitahuan kepada HRD.
> DIAGRAM ALIR