PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Kick Off Assessment
Nomor SOP: 0001/SAPM/SOP-FN/IX/2021
> TUJUAN
Merupakan acuan alur dan teknis persiapan menuju kick off, serta pelaksanaan meeting kick off.
> SCOPE
1. Tahapan-tahapan yang harus disiapkan menuju kick off assessment.
2. Teknis menyelenggarakan kick off assessment.
> DEFINIS
Kick off meeting adalah meeting yang diadakan sebelum project dimulai yang berfungsi untuk memastikan
bahwa project yang akan dijalankan tetap berada dalam lajurnya dan terorganisir dengan baik. Agar proses
berjalan lancar, ada beberapa tahapan yang dilakukan dalam pertemuan awal suatu project secara berurutan
dan berkaitan satu sama lain.
> PROSEDUR BAKU
1. PERSIAPAN KICK OFF
1.1. Informasi Mengenai Project
Tim Commercial akan menginformasikan kepada Functional mengenai adanya project baru yang
akan dijalankan.
1.2. Penentuan Tim
Pada meeting kick off terdapat agenda perkenalan dimana akan memperkenalkan anggota dari
tim assessment. Pemilihan tim sesuai dengan jumlah tim yang diperlukan sesuai dengan
kriteria project.
1.3. Pembuatan Grup Diskusi
Dalam mempersiapkan data-data yang diperlukan sebelum kick off meeting, perlu dibentuknya
grup diskusi sebagai wadah berdiskusi. Wadah grup diskusi seperti grup Ms. Teams.
1.4. Pembuatan One Drive Khusus Project
Dalam persiapan menuju kick off, tentunya memerlukan persiapan beberapa dokumen. Dokumen
tersebut sebaiknya dikumpulkan di dalam satu folder one drive yang dapat diakses oleh
seluruh tim.
1.5. Pembuatan Checklist Data yang Perlu Disiapkan
Dalam proses assessment akan dibutuhkan beberapa list sebagai acuan pekerjaan. Checklist
tersebut telah disediakan sebelum kick off sehingga setelah kick off berlangsung tim dapat
menjalankan tugas dengan pengumpulan data sesuai dengan checklist yang telah dibentuk.
Checklist data dapat disimpan di dalam one drive project.
1.6. Pembuatan Template Dokumen
Ketika proses assessment dijalankan akan memerlukan beberapa template dokumen untuk
mencatat hasil dari kegiatan yang telah diselenggarakan dan disimpan di dalam one drive
project. Adapun template dokumen yang perlu disiapkan, antara lain:
1.6.1. Template MOM.
1.6.2. Template daftar hadir.
1.6.3. Template master data yang dibutuhkan.
1.6.4. Template BRM.
1.6.5. Template ACR.
1.6.6. Template BAST.
1.6.7. Dll.
1.7. Pembuatan Timeline dan Penentuan Metode Assessment
Pada saat kick off terdapat agenda yang akan membahas timeline pengerjaan project dimana
timeline ini diharapkan akan menjadi acuan pengerjaan project. Pembuatan timeline sesuai
dengan assessment yang akan dilakukan. Berdasarkan kegiatan tersebut, project leader dapat
menentukan estimasi waktu pengerjaannya sesuai dengan project yang dijalankan.
1.8. Pembuatan PPT
PPT adalah dokumen presentasi yang berfungsi untuk memvisualisasikan penjelasan yang
diberikan oleh team leader. PPT kick off yang baik sebaiknya berisikan poin-poin berikut
ini:
1.8.1. Perkenalan.
1.8.2. Tujuan yang diharapkan.
1.8.3. Tim assessment.
1.8.4. Estimate timeline/road map.
1.8.5. Critical date.
1.8.6. Notes.
1.8.7. Kesimpulan.
1.9. Penyelenggaraan Kick Off Meeting
1.9.1. Kick off Meeting dapat diselenggarakan via online dan offline. Penentuan metode
meeting kick off dapat diputuskan dan disetujui oleh kedua belah pihak antara
Client dan tim Sunartha. Apabila kick off meeting akan diadakan secara online maka
hal yang perlu disiapkan adalah koneksi, aplikasi meeting (Zoom, Googlemeet, atau
Ms. Teams), speaker, laptop, dan mic. Sedangkan jika kick off meeting diadakan
offline maka hal yang perlu disiapkan meliputi tempat diselenggarakan meeting,
proyektor, lcd, dan laptop.
1.9.2. Schedule penyelenggaraan kick off meeting telah direncanakan atas persetujuan kedua
belah pihak.
2. PENYELENGGARAAN KICK OFF
2.1. Perkenalan
Memperkenalkan anggota tim assessment dari pihak Client dan Sunartha.
2.2. Presentasi
Mempresentasikan ppt yang telah disiapkan dengan menjelaskan metode assessment, timeline
asessment, critical date, dan list tanggal.
2.3. Assessment
Setelah dilaksanakannya kick off meeting, assessment dapat dijalankan sesuai timeline yang
telah disetujui ketika kick off. Pada tahap ini akan link dengan SOP Assesment di SOP nomor
0002/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
> FLOWCHART
