PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Perjalanan Dinas
Nomor SOP: SAPM/SOP-HRGA/0001
> TUJUAN
Prosedur ini digunakan sebagai pedoman dalam membantu karyawan mengurus administrasierjalanan dinas.
Perjalanan Dinas adalah penugasan dari Kantor kepada karyawan yang durasinya lebih dari 1 hari kerja dan
membuat karyawan meninggalkan domisili dan membuat karyawan tersebut tidak kembali ke kota domisili selama
lebih dari 1 hari kerja.
> RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan untuk proses pelaksanaan perjalanan dinas karyawan yang mendapat tugas dari atasan
atau perusahaan untuk melaksanakan pelatihan, seminar, studi banding dan aktivitas lainnya yang berkaitan
dengan kebutuhan perusahaan. Plafon/batasan dalam Perjalanan Dinas dijelaskan secara lebih rinci pada
lampiran 1-5.
> DEFINISI
Perjalanan dinas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan pimpinan atau karyawan yang mempunyai tujuan /
arah dan merupakan bagian dari suatu pekerjaan dalam instansi, dengan tunjangan atau bekal yang dibayai
atau menjadi tanggung jawab dari instansi tersebut.
> INSTRUKSI KERJA
>> PENGAJUAN PERJALANAN DINAS
SAPM/IK-HRGA/0001
Penanggung Jawab
Penanggung Jawab Rencana Perjalanan Dinas adalah Karyawan yang melakukan atau ditunjuk untuk melakukan
Perjalanan Dinas, atasan karyawan , Dept. HR, Dept. Finance, dan Direktur.
Uraian Kegiatan
1. Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas
1.1. Karyawan mengisi Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas berdasarkan penugasan dari atasannya,
action plan dan kegiatan pekerjaan yang telah direncanakan.
1.2. Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas dibuat oleh karyawan/salah satu karyawan saja (bila
tercantum beberapa karyawan dalam Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas) yang akan melakukan
Perjalanan Dinas.
1.3. Karyawan mengajukan Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas kepada atasan.
1.4. Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas yang disetujui oleh atasan terkait, diteruskan kepada Dept.
HR untuk disetujui.
1.5. Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas yang disetujui oleh Dept. HR, diteruskan kepada Dept.
Finance untuk disetujui dan dibuatkan Bon Sementara.
1.6. Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas yang disetujui oleh Dept. Finance, diteruskan kepada
Direktur untuk disetujui.
1.7. Dept. Finance akan melakukan transfer ke rekening yang tercantum dalam dokumen Pengajuan
Biaya Perjalanan Dinas setelah disetujui seluruhnya oleh atasan, Dept. HR, Dept. Finance, dan
Direktur.
1.8. Bila atasan terkait berhalangan untuk memberikan persetujuan karena sakit, ijin atau cuti
sementara Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas diperlukan segera untuk disetujui, maka atasan
tersebut dapat mendelegasikan otoritas persetujuan secara sistem kepada karyawan yang
ditunjuk.
2. Bon Sementara (BS)
2.1. BS diterbitkan oleh Dept. Finance setelah dokumen Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas seluruhnya
disetujui.
2.2. BS dicatat di Acumatica sebagai Uang Muka (Check & Payment type Prepayment).
3. Perjalanan Dinas
3.1. Perjalanan Dinas dilakukan sesuai dengan Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas yang telah diajukan
dan disetujui oleh pihak yang berwenang. Jika di lokasi tujuan terjadi perubahan dari
Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas yang telah ditetapkan karena suatu alasan tertentu, harus
mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari karyawan yang berwenang atau atasannya (minimum
manager).
3.2. Karyawan pelaksana Perjalanan Dinas membuat Ijin Meninggalkan Pekerjaan sebelum melaksanakan
Perjalanan Dinas.
3.3. Perusahaan mengganti biaya yang timbul karena kedinasan dengan bukti terlampir.
3.4. Biaya yang timbul sekecil apapun karena kedinasan tersebut tetapi tidak memiliki bukti
pendukung, maka harus mendapatkan persetujuan dan dibuatkan kuitansi atau nota pengeluaran
yang ditandatangani oleh atasannya (minimum manager).
3.5. Biaya-biaya yang timbul dan tidak disertai dengan bukti-bukti pendukung, maka dianggap
menjadi beban pribadi karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas.
4. Biaya yang Dapat Dilaporkan
4.1. Biaya administrasi perjalanan dinas luar negeri (PDLN), yaitu biaya pembuatan paspor, visa,
exit permit dan kewajiban administrasi lainnya untuk kepentingan pengurusan ijin keluar
wilayah Indonesia, kecuali biaya fiskal luar negeri.
4.2. Biaya transportasi, diberikan penggantian penuh berdasarkan kwitansi, terdiri dari:
4.2.1. Untuk pemesanan/pembelian tiket transportasi (kereta api/pesawat) dilakukan oleh
karyawan yang ditunjuk perusahaan.
4.2.2. Dalam hal terjadi pembatalan/penundaan terhadap tiket yang telah dipesan (issued)
yang merupakan kesalahan/kelalaian dari karyawan pelaksana Perjalanan Dinas, maka
atas segala denda atau sanksi yang timbul merupakan tanggung jawab karyawan yang
bersangkutan (kecuali keadaan luar biasa).
4.2.3. Khusus Perjalanan Dinas keluar wilayah JABODETABEK, dimana kendaraan kantor tidak
tersedia. Atas kehendak karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas dapat menggunakan
kendaraan pribadi yang sudah disetujui oleh Management, maka perusahaan akan
menggantikan biaya perjalanan per kilometer sesuai pemakaian sebesar yang tercantum
dalam Lampiran SOP Perjalan Dinas. Resiko yang timbul atas kendaraan tersebut tidak
menjadi tanggungan perusahaan.
4.2.4. Biaya transportasi dari rumah karyawan ke stasiun/bandara dan sebaliknya.
4.2.5. Biaya airport tax, asuransi wajib dan administrasi lain yang berhubungan dengan
dinas.
4.3. Biaya Penginapan
4.3.1. Golongan Staff sampai Assistant Manager dapat menginap di hotel dengan batasan
seperti tercantum pada Lampiran SOP Perjalanan Dinas.
4.3.2. Penggantian biaya penginapan/hotel tidak termasuk mini bar (rokok, makanan &
minuman ringan, dan minuman keras), telepon kamar, atau fasilitas lainnya yang
dapat menimbulkan biaya tambahan dan tidak tergabung dalam servis kamar.
4.3.3. Perjalanan dinas dalam negeri (PDDN) yang dilakukan lebih dari 2 (dua) minggu
secara terus-menerus harus menggunakan fasilitas kos/kontrak kamar sesuai dengan
Lampiran SOP Perjalanan Dinas.
4.3.4. Laundry pakaian (satu stel pakaian setiap hari, termasuk pakaian dalam) karyawan
yang melakukan Perjalanan Dinas digantikan perusahaan jika waktu Perjalanan Dinas
dilakukan lebih dari 2 (dua) hari berturut-turut.
4.3.5. Karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas lebih dari 1 (satu) orang (dalam tim),
maka satu kamar harus ditempati oleh 2 (dua) orang, kecuali berbeda jenis kelamin
atau untuk golongan Manager ke atas.
4.4. Biaya Makan & Minum
4.4.1. Biaya makan dan minum meliputi makan pagi (jika tidak termasuk dalam servis kamar
hotel), makan siang dan makan malam.
4.4.2. Perusahaan menggantikan biaya makan dan minum yang termasuk ke dalam uang saku
Perjalanan Dinas sesuai plafon yang berlaku.
4.5. Uang Saku
4.5.1. Untuk menggantikan biaya makan & minum serta mencukupi keperluan-keperluan kecil
lainnya selama Perjalanan Dinas sehubungan dengan kebutuhan pribadi seperti
perlengkapan mandi (pasta gigi, sabun, dll), obat-obatan, makanan & minuman ringan
dan lain sebagainya, perusahaan memberikan uang saku secara lumpsum yang besarnya
telah diatur dalam Lampiran SOP Perjalanan Dinas.
4.5.2. Maksimum besarnya uang saku dihitung harian adalah sampai hari ke-20 (dua puluh),
bila melebihi 20 (dua puluh) hari dalam satu kali perjalanan dinas maka Hari ke-21
(dua puluh satu) sampai hari ke-30 (tiga puluh) tidak dihitung harian lagi, maka
total uang saku yang diterima adalah 20x uang saku harian. Pada hari ke-31 (tiga
puluh satu), uang saku dihitung kembali dari hari pertama sampai dengan hari ke-20
(dua puluh) bulan kedua, dan seterusnya.
4.5.3. Uang saku diberikan berdasarkan lamanya waktu Perjalanan Dinas yaitu sejak karyawan
meninggalkan kota asal, sampai dengan kembalinya di kota asal dan setelah jam 12
siang.
4.5.4. Karyawan yang pada hari keberangkatan Perjalanan Dinas dari kantor maka mendapatkan
uang saku tanpa uang makan per kehadiran.
4.6. Entertainment
Jika dalam Perjalanan Dinas terdapat entertainment dengan pihak eksternal perusahaan,
berkaitan dengan tujuan kedinasannya tersebut, maka harus mendapat persetujuan dari
atasannya (minimum manager). Ketentuan entertainment pada saat Perjalanan Dinas merujuk
pada SOP Entertainment.
5. Dalam hal seseorang karyawan melakukan Perjalanan Dinas bersama-sama dengan atasannya maka ia
diperkenankan menikmati fasilitas transportasi dan/atau hotel yang sama dengan atasannya, apabila
karyawan tersebut menurut atasannya berfungsi sebagai pendamping tugas bagi atasannya.
>> PERTANGGUNGJAWABAN PERJALANAN DINAS
SAPM/IK-HRGA/0002
Penanggung Jawab
Penanggung Jawab Rencana Perjalanan Dinas adalah Karyawan yang melakukan atau ditunjuk untuk melakukan
Perjalanan Dinas, Atasan karyawan , Dept. HR, Dept. Finance, dan Direktur.
Uraian Kegiatan
1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas (LHPD)
1.1. Karyawan dapat membuat LHPD secara tertulis, mencakup tugas-tugas atau hasil-hasil yang telah
dicapai selama Perjalanan Dinas.
1.2. Format LHPD disesuaikan dengan fungsi dan kepentingan masing-masing bagian atau departemen.
1.3. LHPD ditujukan kepada atasannya serta karyawan lain yang berhubungan dengan tujuan kedinasan
tersebut.
1.4. LHPD dibuat dan diberikan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah kembali dari
perjalanan dinas.
2. Laporan Biaya Perjalanan Dinas (LBPD)
2.1. Karyawan yang membuat RPD bertanggung jawab untuk membuat sendiri LBPD selambat-lambatnya 7
(tujuh) hari kalender setelah kembali dari lokasi dinas.
2.2. Bila karyawan melakukan PDLN ke beberapa negara sekaligus dan melakukan jual beli mata uang
asing di luar negeri, maka karyawan harus menyertakan bukti jual beli tersebut dan
mencantumkannya bukti pada voucher pengeluaran dan LBPD.
2.3. Karyawan mencetak LBPD dan voucher pengeluaran.
2.4. Karyawan mengajukan voucher pengeluaran Perjalanan Dinas via aplikasi Acumatica menggunakan
menu Expense Claim untuk masing masing detail pengeluaran. Dokumen LBPD dan bukti pengeluaran
diinfokan kepada atasan, Dept. HR, Dept. Finance dan Direktur via sharepoint dan diinfokan
via email.
3. Verifikasi Data
3.1. Karyawan yang berwenang di Departemen HRD & GA, Accounting dan Finance melakukan verifikasi
data LBPD terhadap bukti-bukti pendukung dan ketentuan yang terdapat dalam SOP Perjalanan
dinas dan IK Pengajuan Perjalanan Dinas.
3.2. Jika dalam verifikasi data terdapat ketidaksesuaian, maka departemen tersebut berhak
mengembalikan dan mengkonfirmasi LBPD yang dibuat kepada karyawan yang melakukan Perjalanan
Dinas.
3.3. Setelah verifikasi data dilakukan, diperiksa dan disetujui oleh tiap-tiap Dept. HR, Dept.
Finance dan Direktur, maka Dept. Finance akan melakukan posting Claim dari karyawan kedalam
system Acumatica.
4. Pertanggungjawaban Dinas
4.1. Karyawan dapat mempertanggungjawabkan kelebihan/kekurangan dari selisih antara aktual dengan
BS yang dikeluarkan oleh/kepada Departemen Finance bagian Kasir.
4.2. Bila karyawan melakukan PDLN dengan menggunakan mata uang asing, maka pengembalian sisa BS
tersebut harus dalam mata uang asing. Apabila terdapat kekurangan mata uang asing tersebut
maka dapat diganti dengan Rupiah atau mata uang asing lainnya yang disepakati dan berdasarkan
kurs yang ditetapkan melalui Departemen Finance pada saat pengembalian.
4.3. Pengembalian sisa BS dalam mata uang asing harus dalam satuan bulat terkecil (misalnya 1 US$,
1 S$, 1 HK dan lain-lain) dan tidak diterima dalam bentuk uang logam.
> KETERKAITAN
Instruksi Kerja
Instruksi Kerja yang terkait dengan dokumen SOP ini adalah sebagai berikut:
1. Instruksi Kerja Nomor SAPM/IK-HRGA/0001 - Pengajuan Perjalanan Dinas
2. Instruksi Kerja Nomor SAPM/IK-HRGA/0002 - Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas
Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam SOP ini adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Nomor SAPM/DOK-HRGA/0001 - Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas
2. Dokumen Nomor SAPM/DOK-HRGA/0002 - Pengalihan Tugas Sementara
3. Dokumen Nomor SAPM/DOK-HRGA/0003 - Laporan Biaya Perjalanan Dinas (LBPD)
4. Dokumen Nomor SAPM/DOK-HRGA/0004 - Laporan Hasil Perjalanan Dinas (LHPD)
5. Dokumen Nomor SAPM/DOK-HRGA/0005 - Surat Tugas Perjalanan Dinas
> DIAGRAM ALIR
> LAMPIRAN
Lampiran 1: Transportasi Umum
Lampiran 2: Penggantian Biaya Transportasi Pribadi
Lampiran 3: Penginapan
Lampiran 4: Biaya Kontrak Kamar
Lampiran 4: Uang Saku (Lumpsum)
Max. 10 hari (Before 100.000 IDR for all + Rapid Budget 150.000 IDR)
