PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Handling Incoming Leads
Nomor SOP: 0001/SAPM/SOP-SM/XII/2021
> TUJUAN
Merupakan acuan alur proses penangan calon pelanggan yang perlu diketahui.
> SCOPE
Tahapan-tahapan proses penanganan calon pelanggan.
> DEFINISI
1. Qontak merupakan platform Whatsapp Businesses API milik perusahaan yang dapat digunakan secara
bersamaan dengan menggunakan nomor yang sama.
2. Discovery Form merupakan Microsoft Form yang berisi pertanyaan untuk diisi pada saat penanganan
calon pelanggan.
3. Mailchimp merupakan platform email marketing yang digunakan oleh perusahaan.
4. Quote merupakan dokumen penawaran yang dapat di input dan di download dari sistem yang dimiliki oleh
perusahaan.
5. Purchase Order merupakan surat pesanan atau konfirmasi pemesanan dari calon pelanggan kepada
perusahaan.
6. Principal merupakan pemilik brand dari produk yang didistribusikan oleh perusahaan.
> PROSEDUR BAKU
1. DISCOVERY
Discovery adalah proses dalam mencari kebutuhan yang benar-benar dibutuhkan calon pelanggan
dalam produk yang perusahaan jual.
2. VERIFICATION
Tahapan atau kegiatan memastikan calon pelanggan atas kebutuhannya pada saat Discovery sudah
memenuhi standar yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3. RAPAT
Rapat digunakan untuk menggali lebih dalam kebutuhan calon pelanggan terhadap solusi yang mereka
inginkan, rapat juga biasanya digunakan untuk perusahaan memberikan pemaparan atas solusi yang
dimiliki kepada calon pelanggan.
4. PENAWARAN
Penawaran diberikan setelah rapat selesai dan merupakan jumlah perkiraaan biaya yang akan
dikeluarkan oleh calon pelanggan, didalamnya terdapat penjelasan nama barang atau jasa, jumlah
barang atau jasa, satuan barang atau jasa, harga satuan barang atau jasa, ruang lingkup, jangka
waktu pengiriman atau pembayaran dan masa berlaku penawaran.
5. FOLLOW UP
Kegiatan konfirmasi atau tindaklanjut kepada calon kegiatan ini bertujuan untuk mengingatkan
calon pelanggan akan pertemuan atau pembicaraan yang sebelumnya pernah dilakukan agar tercipta
keputusan atau langkah selanjutnya.
6. NEGOSIASI
Kegiatan tawar-menawar dari calon pelanggan dalam menentukan keputusan akhir dari perkiraan
biaya yang akan dikeluarkan oleh calon pelanggan sampai dengan menemukan win win solusi.
7. KONFIRMASI PEMESANAN
Dokumen yang akan diberikan oleh calon pelanggan sebagai dasar dimulai dan atau disetujuinya
pekerjaan yang sudah ditawarkan.
8. PERMINTAAN BARANG
Kegiatan permintaan sejumlah barang atau jasa kepada principal yang akan diberikan kepada calon
pelanggan.
9. PENGIRIMAN BARANG
Kegiatan pengiriman atau pemberian barang atau jasa kepada calon pelanggan sesuai dengan surat
konfirmasi pemesanan yang sudah dikirimkan.
10. TAGIHAN
Dokumen yang berisi perincian bukti pengiriman barang yang mencatat daftar barang atau jasa,
harga dan hal-hal lain yang terkait dengan syarat penagihan untuk pembayaran yang sudah
disepakati.
11. Kwitansi
Dokumen yang dikeluarkan sebagai bukti penerimaan biaya dari calon pelanggan.
> FLOWCHART
