PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Meeting
Nomor SOP: 0013/SAPM/SOP-FN/IX/2021
> TUJUAN
Sebagai standar pelaksanaan kegiatan meeting agar lebih efektif dan terstruktur.
> SCOPE
Rangkaian kegiatan meeting, dari dimulainya meeting hingga selesai.
> DEFINISI
1. Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang
dibicaran dan diputuskan di dalamnya, serta berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu
hal yang dirapatkan atau disidangkan.
2. Moderator memiliki berbagai makna, bertugas sebagai penengah dan sebagai pemimpin rapat. Moderator
mempunyai tanggung jawab memimpin jalannya meeting.
3. Audiens merupakan sekelompok orang yang menjadi pendengar atau sasaran dari suatu pesan, produk,
atau layanan yang ditawarkan dalam suatu lingkup khusus.
4. MoM merupakan kependekan dari minutes of meeting, yang memiliki arti catatan rapat atau ringkasan
atau berisikan hal-hal terpenting dan menjadi topik dan jawaban dalam suatu pembahasan.
> PROSEDUR BAKU
1. PEMBUKAAN
Tahap pertama dalam suatu meeting yakni pembukaan. Petugas yang bertanggung jawab dalam
pembukaan adalah moderator. Berikut komponen-komponen dalam pembukaan:
1.1. Salam pembuka.
1.2. Memperkenalkan diri.
1.3. Menyampaikan rasa syukur dan terima kasih.
1.4. Menyampaikan pemberitahuan bahwa meeting tersebut melakukan perekaman/record.
2. DRAFT MOM
Petugas pembuat notulen bertugas membuat draft dokumen MoM.
3. NOTULENSI MEETING
Petugas pembuat notulen membuat notulen meeting dari awal hingga akhir meeting.
4. MEETING RULES
Dalam tahap ini, moderator menyampaikan meeting rules. Peraturan meeting telah dibahas dan
disepakati sebelumnya, dengan bertujuan agar meeting dapat berjalan lancar, kondusif, dan
mencapai suatu hal yang diinginkan.
5. AGENDA PEMBAHASAN
Moderator menyampaikan meeting outline dan memperkenalkan para presenter/pembawa materi dalam
meeting.
6. SESI PRESENTASI
Berikut merupakan komponen-komponen dalam sesi presentasi:
6.1. Moderator membuka sesi presentasi.
6.2. Moderator mempersilahkan pembawa materi untuk presentasi.
6.3. Pembawa materi menyampaikan materi.
6.4. Pembawa materi membuka sesi tanya jawab dengan audiens.
6.5. Pembawa materi menutup sesi presentasi dan menyerahkan sesi ke moderator.
7. SUMMARY HASIL MEETING
Moderator menyampaikan hasil meeting berdasarkan notulensi pada draft MoM yang telah dibuat
oleh petugas pembuat notulen.
8. SESI DISKUSI TAMBAHAN
Moderator bisa membuka sesi diskusi tambahan apabila jika diperlukan dan adanya suatu hal yang
masih perlu disepakati.
9. SESI DOCUSIGN MOM
Setelah hasil meeting disepakati, petugas notulen menyiapkan docusign untuk MoM, kemudian
moderator membuka sesi dan memastikan bahwa seluruh peserta meeting telah melakukan docusign MoM
tersebut.
10. PENUTUPAN
Moderator menutup acara meeting.
> FLOWCHART
