PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Pengajuan Cuti
Nomor SOP:
> TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada karyawan dan HR dalam mengelola proses pengajuan
cuti secara jelas dan efisien.
> RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan sebagai arahan yang perlu diikuti oleh karyawan saat mengajukan cuti, termasuk dalam
cara mengisi formulir dan informasi-informasi yang harus disertakan kepada HR dan delegasi.
> DEFINISI
Cuti merupakan istilah yang mengacu pada periode waktu di mana seorang individu, khususnya seorang
karyawan, diberi izin untuk tidak hadir dari pekerjaannya atau menjauh dari kewajiban rutinnya. Cuti
merupakan hak yang penting dalam hubungan antara karyawan dan perusahaan. Terdapat berbagai jenis cuti,
diantaranya: cuti tahunan (annual leave), cuti sakit (sick leave), dan cuti khusus (special leave) yang
terdiri dari cuti menikah, cuti kematian, cuti ibadah Haji, dan cuti melahirkan/istri melahirkan.
> TANGGUNG JAWAB
HRGA MANAGER
Dokumen ini merupakan tanggung jawab HR sebagai penanggung jawab secara umum untuk mentertibkan
arahan dalam pengajuan cuti.
> URAIAN
1. PENGAJUAN PEMOHONAN CUTI
1.1. Karyawan mengajukan permohonan cuti dengan mengisi link form yang telah disediakan oleh HR
(Annual Leave Form)
1.2. Di dalam link form, terdapat beberapa kolom yang diwajibkan untuk diisi.
1.3. Terdapat kolom "Pending Case" yang diisi dengan informasi-informasi tugas karyawan yang
pada hari cuti berada pada status dalam proses.
1.4. Terdapat kolom "Delegation" yang diisi dengan nama rekan kerja yang akan didelegasikan
tugas-tugas karyawan yang pada hari cuti berada pada status dalam proses.
1.5. Dipastikan semua kolom sudah terisi dan dilanjutkan dengan klik Submit.
2. USER MENDAPATKAN NOTIFIKASI PENGAJUAN CUTI
2.1. User dari karyawan yang mengajukan cuti akan mendapatkan email notifikasi.
2.2. Email notifikasi tersebut meminta untuk User memberikan persetujuan/penolakan dari
pengajuan cuti oleh karyawan.
2.3. Jika User memberikan persetujuan, maka proses pengajuan cuti dapat dilanjutkan ke tahap
berikutnya.
2.4. Jika User memberikan penolakan, maka proses pengajuan cuti tidak dapat dilanjutkan,
pengajuan cuti karyawan ditolak.
3. DELEGASI MENDAPATKAN NOTIFIKASI PENGAJUAN CUTI
3.1. Karyawan yang didelegasikan tugas-tugas dari karyawan yang mengajukan cuti akan
mendapatkan email notifikasi.
3.2. Email notifikasi tersebut meminta untuk karyawan yang didelegasi memberikan
persetujuan/penolakan dari pengajuan cuti oleh karyawan.
3.3. Jika karyawan yang didelegasi memberikan persetujuan, maka proses pengajuan cuti dapat
dilanjutkan ke tahap berikutnya.
3.4. Jika karyawan yang didelegasi memberikan penolakan, maka proses pengajuan cuti tidak dapat
dilanjutkan, pengajuan cuti karyawan ditolak.
3.5. Karyawan yang mengajukan cuti menjelaskan tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan
yang didelegasi.
4. PENGAJUAN CUTI DI APLIKASI TALENTA
4.1. Jika karyawan yang bersangkutan telah menerima email pemberitahuan dari HR bahwa cuti
telah diterima, maka karyawan harus mengajukan kembali melalui aplikasi Talenta.
4.2. Karyawan mengajukan permohonan cuti di apkilasi Talenta pada menu “Cuti”, lalu “Ajukan
cuti”.
4.3. Pastikan karyawan mempunyai kuota cuti.
4.4. Karyawan wajib memilih jenis cuti. Jenis cuti terdiri dari: Sick Leave (cuti sakit),
Unpaid Leave (cuti tidak berbayar), Annual Leave (cuti tahunan), dan Special Leave (cuti
menikah, cuti melahirkan/istri melahirkan, cuti keluarga meninggal, cuti ibadah Haji).
4.5. Karyawan wajib memilih rentang tanggal cuti dan alasan untuk mengambil cuti.
4.6. Untuk bagian "Delegasi", tidak diwajibkan untuk diisi, namun tetap disarankan untuk
memilih delegasi. Untuk bagian "Unggah File", tidak diwajibkan untuk melampirkan
file/berkas.
4.7. Karyawan memastikan informasi yang diperlukan telah terisi dengan benar, dan bisa
melanjutkan “Kirim pengajuan”.
4.8. Dalam menu “Cuti”, dapat terlihat status proses pengajuan karyawan.
5. HR/ADMIN MENDAPATKAN NOTIFIKASI PENGAJUAN CUTI DI APLIKASI TALENTA
5.1. Aplikasi Talenta merupakan aplikasi berjenis Human Resource Information System (HRIS).
Aplikasi Talenta wajib menjadikan HR sebagai administrasi dari aplikasi yang memberikan
umpan balik dari segala jenis pengajuan (cuti, absen, dan lembur).
5.2. HR akan mendapatkan notifikasi pengajuan cuti dari karyawan pada aplikasi Talenta.
5.3. Jika HR memberikan persetujuan, maka proses pengajuan cuti berhasil. Karyawan telah
mendapatkan cuti.
5.4. Jika HR memberikan penolakan, maka proses pengajuan cuti gagal. Pengajuan cuti karyawan
ditolak.
6. MENGATUR STATUS DAN STATUS MESSAGE DI MS. TEAMS
6.1. Karyawan yang telah mendapatkan persetujuan pengajuan cuti diwajibkan untuk mengatur
status dan status message dalam Microsoft Teams pada saat hari cuti.
6.2. Status bisa ditunjukkan dengan status “Do not disturb”, “Appear away”, atau “Appear
offline”.
6.3. Status Message berisikan informasi yang menunjukkan karyawan sedang berada dalam cuti.
Centang kotak “Show when people message me” dan memasang perubahan status setelah masa
cuti telah berakhir.
> DIAGRAM ALIR
