Untuk melakukan pembuatan PO dengan penerimaan barang terlebih dahulu pada Acumatica, user dapat melakukannya dengan langkah-langkah berikut:
1. Purchase Order
Langkah awal pada Screen Purchase Order, buat pesanan pembelian dengan mengisikan informasi mulai dari tipe PO, memilih vendor, tanggal, dan deskripsi. Kemudian pada tab Details, tambahkan item yang akan dibeli diikuti dengan informasi warehouse yang nantinya akan menerima barang dan qty serta harga satuan barang.
Status PO masih berupa Hold dan akan menjadi Open dan otomatis tersimpan jika user sudah memilih untuk Remove Hold.
2. PO Receipts
Untuk memproses penerimaan barang, user dapat mengakses screen Purchase Receipt dan memilih nomor PO yang telah dibuat sebelumnya atau dengan mengklik button Enter PO Receipt pada screen Purchase Order yang sudah berstatus Open.
Sistem akan otomatis membuka screen Purchase Receipt pada pop-up window dengan status Balanced.
Jika sudah memastikan tanggal penerimaan, barang dan jumlah yang diterima sesuai dengan jumlah yang dipesan maka dapat dilakukan release purchase receipt.
Bersamaan dengan penginputan penerimaan barang, dapat dilakukan penginputan Bill sesuai dengan tagihan dari vendor baik dari screen purchase receipt dengan button action Create AP Bill maupun dibuat langsung dari screen Bills and Adjustment dengan menginputkan nomor PO atau PO Receipt yang telah dibuat sebelumnya, kemudian dapat diteruskan dengan me-release dokumen bill.
3. AP Bill
Pada screen Bills and Adjustments karena button Create Bill dipilih, maka bill yang dibuat berdasarkan PO tersebut otomatis ter-release dan berstatus Open. Jika button Create Bill tidak dipilih, maka sistem akan mengarahkan ke screen Bills and Adjustments untuk melakukan release secara manual.
Sistem akan otomatis membentuk nomor dokumen inventory receipt atas transaksi penambahan qty barang dalam sistem. Atas dokumen inventory receipt bisa dilakukan release manual by user, atau jika sudah dilakukan konfigurasi sebelumnya maka dokumen inventory receipt akan otomatis berstatus released bersamaan saat dokumen purchase receipt dilakukan release.
