PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Implementasi
Nomor SOP: 0004/SAPM/SOP-FN/IX/2021
> TUJUAN
Merupakan acuan alur implementasi Acumatica yang perlu diketahui.
> SCOPE
Tahapan-tahapan implementasi Acumatica.
> DEFINISI
Implementasi merupakan istilah umum yang berarti pelaksanaan atau penerapan. Istilah implementasi
biasanya dikaitkan dengan suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Salah satu
upaya mewujudkan dalam suatau sistem adalah implementasi.
> PROSEDUR BAKU
1. KONTRAK IMPLEMENTASI
Implementasi diawali oleh tim Sales dan klien menyelesaikan proses Kontrak implementasi. Setelah
menyelesaikan proses ini akan dilanjutkan ke Pra Kick Off meeting.
2. PRA KICK OFF MEETING
Pra Kick Off Meeting dilakukan untuk koordinasi terkait kebutuhan data nama, email, nomor telepon
dari PIC yang terlibat di dalam proyek tersebut seperti Project Manager, Team Leader, Business
Process Owner.
3. KICK OFF MEETING
Kick Off Meeting dilakukan sebagai tanda dimulainya implementasi siste. Adapun beberapa agenda
yang biasanya ada di dalam Kick Off Meeting adalah Sambutan dari perwakilan tim, penyampaian tujuan
implementasi, dan penyampaian jadwal implementasi untuk kesiapan tim. Kick Off Meeting dijelaskan
lebih lanjut di SOP Kick Off Meeting Implementasi 0003/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
4. DATA COLLECTION
Proses data collection atau pengumpulan data dimulai setelah proses Assessment dilakukan. Proses
ini merupakan pengumpulan master data Client oleh tim Internal. Master data ini akan menjadi dasar
untuk tim Internal membuat simulasi atas case/workflow yang telah dibahas dalam Assessment sehingga
Client mendapatkan gambaran utuh terkait case/workflow tersebut.
5. INSTALLATION ACUMATICA
Installation Acumatica dapat dilakukan jika Acumatica di-install di server sendiri atau own
machine. Jika dilakukan di SaaS maka tidak perlu melakukan aktivitas ini dan dapat langsung ke
aktivitas poin nomor 3, karena aplikasi-aplikasi pendukung yang dibutuhkan sudah disiapkan oleh
Acumatica melalui AWS. Pada tahap ini tim Internal akan melakukan instalasi Acumatica Cloud ERP.
Sebelum melakukan instalasi, pastikan aplikasi-aplikasi pendukung harus terinstall terlebih dahulu.
Berikut ini merupakan aplikasi-aplikasi pendukung:
5.1. Database Microsoft SQL Server.
5.2. Mengaktifkan IIS Server di Windows 10 ataupun di Windows Server.
6. BASIC CONFIGURATION ACUMATICA CLOUD ERP
Pada tahapan ini tim Internal melakukan konfigurasi awal di Acumatica Cloud ERP yang sudah
diinstall sebelumnya sesuai dengan data yang diberikan oleh Client.
7. CUSTOMIZATION
Tahap ini bisa dijalankan secara paralel setelah Installation Acumatica. Ada beberapa prosedur
yang dilakukan pada tahap ini yaitu:
7.1. Pembuatan Dokumen ACR
Merupakan aktivitas membuat dokumen ACR sesuai dengan permintaan Client. Aktivitas ini
dijelaskan secara lengkap pada SOP ACR – Client Approved nomor 0005/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
7.2. Develop Customization
Merupakan aktivitas pengembangan atau pengerjaan kustomisasi sesuai yang tertera pada
dokumen ACR yang dilakukan setelah dokumen ACR dibuat. Aktivitas ini dijelaskan secara
lengkap pada SOP Development nomor 0004/SAPM/SOP-TC/IX/2021.
7.3. Quality Control (QC)
Merupakan aktivitas untuk menguji apakah kustomisasi yang dilakukan sudah berjalan
dengan baik. Aktivitas ini dijelaskan secara lengkap pada SOP QC nomor
0006/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
7.4. Customization Deployment Acumatica
Aktivitas ini dilakukan untuk melakukan deployment terkait kustomisasi yang sudah
dilakukan QC dan sudah dipastikan tidak ada bugs di dalam customization sebelum akhirnya
diajukan untuk proses UAT.
7.5. UAT ke Client Terkait Kustomisasi dan Workflow.
Pada aktivitas ini terdapat dokumen UAT yang ditandatangani oleh tim Internal dan Client
agar tidak ada konflik saat go-live. Apabila UAT tidak disetujui oleh Client maka akan
dilanjutkan ke aktivitas Handle Customer Feedback yang dijelaskan pada SOP Handle Customer
Feedback No. 0006/SAPM/SOP-TC/IX/2021. Aktivitas UAT dijelaskan secara lengkap pada
SOP QC – UAT BAST nomor 0006/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
8. BAST
Setelah UAT dilakukan, selanjutnya dilakukan proses BAST sebagai penanda bahwa UAT sudah selesai
dan pekerjaan dapat dilanjutkan ke training session. Aktivitas BAST dijelaskan secara lengkap di
SOP BAST no. 0008/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
9. TRAINING SESSION
Pada tahap ini tim Internal melakukan training ke Client tentang penggunaan Acumatica Cloud ERP
yang akan digunakan. Sebelum training dilakukan biasanya tim Internal membuat manual
book/instruction video mengenai penggunaan Acumatica sebagai petunjuk untuk Client. SOP training
session akan dijelaskan di Dokumen SOP Training. Aktivitas SOP Training dijelaskan secara lengkap
pada SOP Training Nomor 0008/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
10. IMPORT SALDO AWAL
Pada tahap ini akan ada beberapa hal yang akan diimport yaitu:
10.1. Saldo awal inventory.
10.2. AP outstanding.
10.3. AR outstanding.
10.4. SO outstanding (pelengkap).
10.5. PO outstanding (pelengkap).
Data-data ini akan menyesuaikan dengan waktu cut-off. Pada tahap ini akan dilakukan trial untuk
input di masing-masing modul untuk memastikan apakah data-data sudah sesuai atau belum. Proses
import saldo awal akan dijelaskan secara lengkap di Dokumen SOP Import Saldo Awal. Aktivitas ini
dijelaskan secara lengkap pada SOP Opening Balance nomor 0009/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
11. BAST
Setelah import saldo awal dilakukan, selanjutnya dilakukan proses BAST sebagai penanda bahwa
import saldo awal sudah selesai dan pekerjaan dapat dilanjutkan ke go-live. Aktivitas BAST
dijelaskan secara lengkap di SOP BAST no. 0008/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
12. GO-LIVE
Client dapat menggunakan Acumatica untuk operasional.
13. BAST
Setelah UAT dilakukan, selanjutnya dilakukan proses BAST sebagai penanda bahwa go-live sudah
selesai dan pekerjaan dapat dilanjutkan ke support jika Client memilih menggunakan support, namun
jika tidak memilih menggunakan support maka implementasi akan selesai. Aktivitas BAST dijelaskan
secara lengkap di SOP BAST no. 0008/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
14. SUPPORT
Saat go-live, Client mendapatkan fasilitas support dari tim Internal selama 1 bulan dan 1 kali
pendampingan review laporan keuangan, setelah itu support berbayar. Support dilakukan melalui
Smartsheet. Aktivitas Support dijelaskan secara lengkap di Dokumen SOP Support nomor
0010/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
> FLOWCHART
