PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Data Collection-Import
Nomor SOP: 0007/SAPM/SOP-FN/IX/2021
> TUJUAN
Merupakan acuan alur pengumpulan Master Data sampai dengan proses Import Master Data ke Acumatica yang
perlu diketahui.
> SCOPE
Tahapan-tahapan Data Collection sampai dengan Import Master Data ke Acumatica.
> DEFINISI
1. Data Collection merupakan proses pengumpulan, pengukuran, dan analisis berbagai tipe informasi
menggunakan teknik berstandar. Tujuan utama data collection adalah untuk mengumpulkan informasi
dan data terpercaya sebanyak-banyaknya, yang kemudian dianalisis untuk membuat sebuah keputusan
bisnis yang krusial.
2. Master Data merupakan data entitas bisnis yang digunakan perusahaan untuk melakukan suatu
transaksi. Import Master Data merupakan proses upload data dari sumber eksternal dan
menggabungkannya dengan data yang dikumpulkan melalui analisis.
> PROSEDUR BAKU
1. PENGUMPULAN DATA
Merupakan pengumpulan master data oleh tim Project kepada Client. Master Data ini akan menjadi
dasar untuk tim Internal membuat simulasi atas case/workflow yang telah dibahas dalam assessment
sehingga Client mendapatkan gambaran utuh terkait case/workflow tersebut.
2. PERSIAPAN TEMPLATE MASTER DATA
Pada tahap ini pihak Functional akan menyiapkan template Master Data untuk diisikan oleh
Client. Template Master Data yang diberikan adalah dengan format excel dengan tambahan catatan
dari Functional sebagai penjelasan tiap kolom yang perlu diisi atau sebagai catatan bahwa kolom
tersebut bersifat mandatory atau wajib diisi. Contoh Template Master Data yang diserahkan
Functional adalah sebagai berikut:
3. PENGISIAN MASTER DATA
Pengisian Master Data dilakukan oleh Client dalam waktu yang telah ditentukan. Client wajib
mengikutin format template Master Data yang telah diberikan oleh Functional untuk menghindari
kegagalan dalam proses import ke sistem. Client juga dapat menentukan PIC untuk setiap Master
Data. Pada tahap ini jika terdapat kolom yang ada di Acumatica tetapi tidak dimiliki datanya
oleh Client, Client dapat berkonsultasi terlebih dahulu dengan Functional.
4. BAST MASTER DATA
Setelah Master Data diterima oleh Functional, tahap selanjutnya adalah mengirimkan Docusign
Berita Acara Serah Terima (BAST) Master Data sebelum dilakukan import oleh Functional. Master
Data akan diimport setelah BAST disetujui oleh Client.
5. IMPORT MASTER DATA DI ACUMATICA
Proses import dilakukan dalam sistem Acumatica. Pada tahap ini, template dalam format excel
yang telah diberikan dari Client harus sudah bersifat machine-friendly yaitu tidak ada comment
atau note yang ditinggalkan maupun catatan diluar kolom excel sehingga tidak terjadi error pada
sistem saat membaca data.
Tahapan yang dilakukan pada Acumatica oleh Functional, adalah sebagai berikut:
5.1. Membuat Data Provider
Pada screen Data Provider, Functional dapat mengunggah atau mengadakan file Master
Data yang akan dimasukkan ke Acumatica. Data Provider menyediakan beberapa format
untuk template Master Data diantaranya CSV, Excel, XML, dan sebagainya. Functional
juga menentukan parameter dan schema dari Master Data yang telah diunggah.
5.2. Membuat Import Scenario
Pada screen Import Scenario, Functional membuat scenario import atau mapping atas
Data Provider yang telah diunggah. Mapping yang dilakukan adalah antara sumber data
eksternal (dari Data Provider) dengan data yang terdapat di Acumatica. Serta untuk
menentukan restriksi pada data source dan target data (jika ada).
5.3. Membuat Import by Scenario
Pada screen Import by Scenario, aktivitas yang dilakukan adalah memilih Import
Scenario yang telah dibuat sebelumnya untuk kemudian dilakukan proses import.
6. HASIL IMPORT MASTER DATA
Master Data yang telah berhasil diimpor akan diperiksa oleh Functional untuk memastikan tidak
terdapat data yang letak maupun isinya salah. Jika masih terdapat kesalahan mapping maupun isi
data, Functional dapat mengulang aktivitas import untuk nantinya melakukan penjadwalan dengan
Client atas Master Data yang telah diimpor.
7. USER ACCEPTANCE TEST (UAT) MASTER DATA
Di tahap ini Funtional memastikan ke Client bahwa data yang sudah dimasukkan ke Acumatica
sudah sesuai. Apabila data yang dimasukkan terdapat kekurangan atau ketidaksesuaian maka pihak
Funtional akan meminta kekurangan data ke Client.
> FLOWCHART
