PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Opening Balance
Nomor SOP: 0009/SAPM/SOP-FN/IX/2021
> TUJUAN
Merupakan acuan alur dan teknis pelaksanaan Opening Balance yang perlu diketahui.
> SCOPE
1. Tahapan-tahapan yang harus disiapkan untuk Opening Balance.
2. Teknis pelaksanaan Opening Balance.
> DEFINISI
Opening Balance merupakan saldo awal Client secara keseluruhan per tanggal cut off. Aktivitas Opening
Balance berfungsi untuk meng-input-kan saldo awal agar mendapatkan laporan yang sesuai dengan kondisi
existing Client saat dilakukan migrasi data dari sistem lama ke dalam sistem Acumatica.
> PROSEDUR BAKU
1. PERSIAPAN TEMPLATE DOKUMEN
Dalam proses Opening Balance akan dibutuhkan template sebagai acuan tim Functional melakukan
import data outstanding. Template tersebut juga membantu tim Functional dalam menjelaskan kepada
Client untuk mendapatkan data outstanding sesuai dengan template yang sudah disediakan. Adapun
template yang perlu disiapkan, antara lain:
- Outstanding SO.
- Outstanding PO.
- Opening Balance Inventory.
- Opening Balance AR.
- Opening Balance AP.
2. PENENTUAN TANGGAL CUT OFF
Tim Functional melakukan diskusi dengan Client untuk membahas tanggal cut off dengan
menyesuaikan timeline implementasi dan tanggal go-live, sehingga tanggal cut off akan didapatkan
dengan persetujuan dari Client.
3. PERMINTAAN DATA
Tim Functional akan menginformasikan kepada Client mengenai permintaan data outstanding dan
laporan keuangan saat tanggal cut off sudah ditentukan, dengan memberikan dan menjelaskan
template data outstanding yang perlu dilengkapi oleh Client. Client wajib memberikan data sesuai
format template Master Data yang telah diberikan untuk menghindari kegagalan dalam proses data
masuk ke sistem.
4. FOLLOW UP & BAST DATA
Tim Functional wajib mem-follow up data yang telah diminta kepada Client. Jika Client sudah
memenuhi permintaan data yang dibutuhkan, tim Functional perlu mengirimkan dokumen Berita Acara
Serah Terima (BAST) untuk ditandatangani oleh tim Functional dan Client sebagai bukti
persetujuan atas penyerahan data.
5. PENGOLAHAN DATA
Pada tahapan ini, tim Functional melakukan pengolahan data outstanding dan laporan keuangan
untuk dapat dilakukan import ke dalam sistem Acumatica Cloud ERP sesuai dengan data yang
diberikan oleh Client. Apabila terdapat kekurangan atau ketidaksesuaian saat pengolahan data,
tim Functional akan mem-follow up data kembali kepada Client untuk dikrimkan sesuai dengan
kebutuhan.
6. IMPORT DATA OUTSTANDING DAN OPENING BALANCE
Setelah tim Functional memastikan ke Client bahwa pengolahan data yang dilakukan sudah sesuai,
maka tim Functional dapat melakukan import data dengan ketentuan sebagai berikut:
6.1. Data Outstanding SO
Untuk melakukan import data Outstanding SO, tim Functional dapat menggunakan
screen Data Provider untuk mengunggah file, kemudian melakukan mapping antar data
pada file dengan field pada screen Sales Order Acumatica melalui screen Import
Scenario dan mengeksekusi data yang sudah di-mapping menggunakan screen Import by
Scenario.
6.2. Data Outstanding PO
Untuk melakukan import data Outstanding PO, tim Functional dapat menggunakan
screen Data Provider untuk mengunggah file, kemudian melakukan mapping antar data
pada file dengan field pada screen Purchase Order Acumatica melalui screen Import
Scenario dan mengeksekusi data yang sudah di-mapping menggunakan screen Import by
Scenario.
6.3. Opening Balance Inventory
Untuk melakukan import data Opening Balance Inventory, tim Functional dapat
langsung menggunakan screen (Direct) Receipt untuk mengunggah file, kemudian
melakukan mapping antar data pada file dengan field di Acumatica, kemudian melakukan
release dokumen.
6.4. Opening Balance AR
Untuk melakukan import data Opening Balance AR, tim Functional dapat menggunakan
screen Data Provider untuk mengunggah file, kemudian melakukan mapping antar data
pada file dengan field pada screen Invoices Acumatica melalui screen Import Scenario
dan mengeksekusi data yang sudah di-mapping menggunakan screen Import by Scenario.
6.5. Opening Balance AP
Untuk melakukan import data Opening Balance AP, tim Functional dapat menggunakan
screen Data Provider untuk mengunggah file, kemudian melakukan mapping antar data
pada file dengan field pada screen Bill and Adjustment Acumatica melalui screen
Import Scenario dan mengeksekusi data yang sudah di-mapping menggunakan screen
Import by Scenario.
7. BAST OPENING BALANCE
Tim Functional melakukan review dengan Client atas data yang sudah masuk ke Acumatica sudah
sesuai. Atas aktivitas Opening Balance, tim Functional perlu mengirimkan dokumen Berita Acara
Serah Terima (BAST) untuk ditandatangani oleh tim Functional dan Client agar tidak ada konflik
setelah data Outstanding dan Opening Balance di-release karena telah diketahui dan disetujui
oleh kedua belah pihak.
> FLOWCHART
