PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Kick Off Implementation
Nomor SOP: 0003/SAPM/SOP-FN/IX/2021
> TUJUAN
Merupakan acuan alur dan teknis persiapan menuju kick off implementation.
> SCOPE
1. Tahapan-tahapan yang harus dilengkapi pada ppt kick off implementation.
2. Teknis menyelenggarakan kick off implementation.
> DEFINISI
Kick off meeting merupakan meeting yang diadakan sebelum project dimulai yang berfungsi untuk memastikan
bahwa project yang akan dijalankan tetap berada dalam lajurnya dan terorganisir dengan baik. Agar proses
berjalan lancar, ada beberapa tahapan yang dilakukan dalam pertemuan awal suatu project secara berurutan
dan berkaitan satu sama lain.
> PROSEDUR BAKU
1. IMPLEMENTASI TANPA ASSESSMENT
1.1. Informasi Mengenai Project
Tim Commercial akan menginformasikan kepada Functional mengenai adanya project baru yang
akan dijalankan tanpa adanya assessment.
1.2. Penentuan Tim
Pada meeting kick off terdapat agenda perkenalan dimana akan memperkenalkan anggota dari
tim Implementation. Pemilihan tim sesuai dengan jumlah tim yang diperlukan sesuai dengan
kriteria project.
1.3. Pembuatan Grup Diskusi
Dalam mempersiapkan data-data yang diperlukan sebelum kick off meeting implementation,
perlu dibentuknya grup diskusi sebagai wadah berdiskusi.
1.4. Pembuatan OneDrive Khusus Project
Dalam persiapan menuju kick off implementation, tentunya memerlukan persiapan beberapa
dokumen. Dokumen tersebut sebaiknya dikumpulkan di dalam satu folder onedrive yang dapat
diakses oleh seluruh tim.
1.5. Pembuatan Checklist Data yang Perlu Disiapkan
Dalam proses Implementasi akan dibutuhkan beberapa list sebagai acuan pekerjaan.
Checklist tersebut telah disediakan sebelum kick off sehingga setelah kick off berlangsung
tim dapat menjalankan tugas dengan pengumpulan data sesuai dengan checklist yang telah
dibentuk. Dokumen dapat disimpan di dalam folder onedrive yang dapat diakses oleh seluruh
tim.
1.6. Pembuatan Template Dokumen
Ketika proses implementasi dijalankan maka akan memerlukan beberapa template dokumen untuk
mencatat hasil dari kegiatan yang telah diselenggarakan. Adapun template dokumen yang perlu
disiapkan, antara lain:
1.6.1. Template MOM.
1.6.2. Template daftar hadir.
1.6.3. Template Master Data yang dibutuhkan.
1.6.4. Template BRM.
1.6.5. Template ACR.
1.6.6. Template BAST.
1.6.7. Dll.
1.7. Pembuatan Timeline dan Penentuan Metode Implementasi
Pada saat kick off terdapat agenda yang akan membahas timeline pengerjaan project dimana
timeline ini diharapkan akan menjadi acuan pengerjaan project. Pembuatan timeline sesuai
dengan implementasi yang akan dilakukan. Berdasarkan kegiatan tersebut project leader dapat
menentukan estimasi waktu pengerjaannya sesuai dengan project yang dijalankan.
1.8. Pembuatan PPT
PPT adalah dokumen presentasi yang berfungsi untuk memvisualisasikan penjelasan yang
diberikan oleh tim leader. PPT kick off yang baik sebaiknya berisikan poin-poin berikut
ini:
1.8.1. Perkenalan.
1.8.2. Tujuan yang diharapkan.
1.8.3. Tim implementasi.
1.8.4. Estimate timeline/road map.
1.8.5. Critical date.
1.8.6. Notes.
1.8.7. Kesimpulan.
1.9. Penyelenggaraan Kick Off Meeting
1.9.1. Kick off Meeting dapat diselenggarakan via online dan offline. Penentuan metode
meeting kick off dapat diputuskan dan disetujui oleh kedua belah pihak baik dari
Client dan tim Sunartha. Apabila kick off meeting akan diadakan secara online maka
hal yang perlu disiapkan adalah koneksi, aplikasi meeting (Zoom, Googlemeet, atau
Ms. Teams), speaker, laptop, dan mic. Sedangkan jika kick off meeting diadakan
offline maka hal yang perlu disiapkan meliputi tempat diselenggarakan meeting,
proyektor, lcd, dan laptop.
1.9.2. Schedule penyelenggaraan kick off meeting telah direncanakan atas persetujuan kedua
belah pihak.
2. IMPLEMENTASI DENGAN ASSESSMENT
2.1. Mapping dan Mengolah Hasil Assessment Menjadi Fit & Gap
Ketika assessment dilakukan Functional akan mendapatkan informasi mengenai business
process Client yang sesuai dengan default Acumatica dan tidak sesuai dengan default
Acumatica. Informasi tersebut akan dituangkan dalam dokumen BRM. Apabila terdapat gap maka
Functional akan membuat proposed untuk hal tersebut. Hasil dari fit and gap ini akan
dipresentasikan ketika kick off meeting. Pada tahap ini akan link dengan SOP Assessment di
SOP nomor 0002/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
2.2. Konfirmasi Kepada Tim Technical Mengenai Possibility Proposed dan Estimasi Durasi Pengerjaan
Setelah terbentuknya proposed atas gap, tim Functional akan mendiskusikan proposed yang
diajukan kepada tim Technical untuk mengetahui possibility proposed dapat dikerjakan atau
tidak dan estimasi durasi pengerjaannya jika possible. Pada tahap ini akan link dengan SOP
Cek Possibility Technical di SOP nomor 0002/SAPM/SOP-TC/IX/2021.
2.3. Pembuatan Timeline dan Penentuan Metode Implementasi
Pada saat kick off terdapat agenda yang akan membahas timeline pengerjaan project dimana
timeline ini diharapkan akan menjadi acuan pengerjaan project. Pembuatan timeline
berdasarkan hasil diskusi dengan Technical mengenai estimasi durasi pengerjaan kustomisasi.
Berdasarkan kegiatan tersebut project leader dapat menentukan estimasi waktu pengerjaannya
sesuai dengan project yang dijalankan.
2.4. Pembuatan PPT
PPT adalah dokumen presentasi yang berfungsi untuk memvisualisasikan penjelasan yang
diberikan oleh team leader. PPT kick off yang baik sebaiknya berisikan poin-poin berikut
ini:
2.4.1. Perkenalan.
2.4.2. Tujuan yang diharapkan.
2.4.3. Tim implementasi.
2.4.4. Estimate timeline/road map.
2.4.5. Critical date.
2.4.6. Notes.
2.4.7. Kesimpulan.
2.5. Penyelenggaraan Kick Off Meeting
2.5.1. Kick off Meeting dapat diselenggarakan via online dan offline. Penentuan metode
meeting kick off dapat diputuskan dan disetujui oleh kedua belah pihak baik dari
Client dan tim Sunartha. Apabila kick off meeting akan diadakan secara online maka
hal yang perlu disiapkan adalah koneksi, aplikasi meeting (Zoom, Googlemeet, atau
Ms. Teams), speaker, laptop, dan mic. Sedangkan jika kick off meeting diadakan
offline maka hal yang perlu disiapkan meliputi tempat diselenggarakan meeting,
proyektor, lcd, dan laptop.
2.5.2. Schedule penyelenggaraan kick off meeting. Penyelenggaraan kick off meeting telah
direncanakan atas persetujuan kedua belah pihak.
3. PENYELENGGARAAN KICK OFF
3.1. Perkenalan
Memperkenalkan anggota tim implementation dari pihak Client dan Sunartha.
3.2. Presentasi
Mempresentasikan ppt yang telah disiapkan dengan menjelaskan metode implementation,
timeline implementation, critical date, dan list tanggal.
3.3. Implementation
Setelah dilaksanakannya kick off meeting, implementation dapat dijalankan sesuai timeline
yang telah disetujui ketika kick off. Pada tahap ini akan link dengan SOP Implementation di
SOP nomor 0004/SAPM/SOP-FN/IX/2021.
> FLOWCHART
