PT Sun Artha Putra Mandiri
Standard Operating Procedure – Default Assessment Business Process
Nomor SOP: 0002/SAPM/SOP-FN/IX/2021
> TUJUAN
Sebagai acuan alur proses default assessment business process untuk mempelajari proses bisnis yang saat
ini berjalan di perusahaan Client sampai dengan terbitnya dokumentasi workflow default sistem dan daftar
fit dan gap dengan Acumatica sehingga dapat diketahui seberapa besar kemungkinan default acumatica fit
dengan business process Client.
> SCOPE
1. Tahapan-tahapan Assesment Existing Business Process dengan Acumatica (as is).
2. Tidak termasuk Business Process Reengineering (BPR).
3. Tidak termasuk pemembahas detail atas list gap.
> DEFINISI
Dokumen default assessment business process adalah dokumen yang dibuat untuk mendukung proses bisnis ke
dalam sistem yang terintegrasi, sehingga Client akan mendapatkan informasi berupa workflow yang sesuai
dengan default Acumatica beserta daftar fit dan gap.
> PROSEDUR BAKU
1. KICK OFF ASSESSMENT
Kick off assessment adalah proses pertemuan antara tim Sunartha (Commercial, Functional,
Technical) dengan tim Client sebagai inisiasi assessment. Proses kick off assessment dijelaskan
lebih detail di SOP Kick Off Assessment.
2. ASSESSMENT
Pada proses assessment ini Client akan menjelaskan workflow yang ada di perusahaan Client saat
ini, tim Functional akan mencatat apakah penjelasan Client termasuk kategori fit atau gap, kemudian
Functional akan memaparkan ke Client terkait workflow default Acumatica dan juga sebagai pengenalan
Acumatica ke Client. Dari hasil penjelasan workflow ini akan dibuatkan dokumen default assessment
business process.
3. PEMBUATAN DOKUMEN DEFAULT ASSESSMENT BUSINESS PROCESS
Setelah melakukan assessment, tim Functional akan membuat dokumen default assessment business
process. Di dalam dokumen ini berisi:
3.1. Originator & Record of Change
Berisi tentang daftar nama tim pembuat serta riwayat perubahan yang dilakukan terhadap
dokumen.
3.2. Contents
Daftar isi dari dokumen.
3.3. Executive Summary
Merupakan pengantar singkat terkait dokumen.
3.4. Workflow Assessment
Daftar modul yang akan digunakan.
3.5. Signature Page per Module
Halaman untuk tandatangan pihak yang terlibat dalam assessment.
3.6. Workflow Existing Client per Module
Merupakan workflow yang sedang digunakan oleh Client.
3.7. Workflow Standard Acumatica per Module
Merupakan workflow standard dari Acumatica.
3.8. Cases per Module
Merupakan bagian untuk menampung case-case yang sudah dan belum terjawab oleh Functional
untuk selanjutnya dikonsultasikan ke Support Acumatica via Pre-Sales Ticket.
3.9. Journal Created from Every Activity per Module
Merupakan daftar jurnal yang terbentuk dari tiap aktivitas di tiap modulnya.
3.10. Daftar Fit & Gap
Merupakan daftar kesesuaian dan perbedaan antara workflow existing dengan workflow default
Acumatica.
4. BERITA ACARA SERAH TERIMA DOKUMENTASI DEFAULT ASSESSMENT BUSINESS PROCESS
Proses penandatanganan atas serah terima pekerjaan default assessment business process antara tim
Sunartha dan tim Client.
5. FINAL PRESENTASI DEFAULT ASSESSMENT BUSINESS PROCESS
Proses pertemuan antara tim Sunartha (Commercial, Functional, Technical) dengan tim Client sebagai
pemaparan hasil dari default assessment business process, dengan agenda sebagai berikut:
5.1. Summary Assessment.
5.2. List Fit & Gap.
5.3. Acumatica Benefit.
> KETERKAITAN PENDUKUNG SOP
1. Dokumen Default Assessment Business Proces
2. BAST Default Assessment Business Process
3. Final Presentasi
> FLOWCHART
